11-03-2021
¿Qué es un sistema de productividad personal?
Un sistema de productividad personal te permite organizarte mejor y ser más productivo. El objetivo de cualquier método de productividad es implementar un sistema personal. Pero no todos explican qué es y las razones para tenerlo.
Si quieres encontrar y aplicar el que más se adapta a tus necesidades, deberías saber en qué consiste y los elementos que componen un sistema de productividad personal.
Hay además otros términos que se usan al hablar de productividad y pueden generar todavía más confusión: organización personal, gestión de tareas, herramientas de productividad, gestión del tiempo, etc. Para aclarar este escenario, vamos a ver en detalle algunas de estas ideas.
Lo primero…. ¿organización personal o productividad personal?
Los primeros expertos usaban más el término productividad, centrándose en temas como la gestión de tareas, los ladrones de tiempo o la automatización de actividades. El término productividad suele relacionarse con ideas de eficacia y rapidez.
Es un concepto más amable, que da importancia a aspectos psicológicos como la motivación, la reducción del estrés o el bienestar personal.
Actualmente se utilizan como sinónimos, porque casi todas las propuestas incluyen ya las dos caras: una más relacionada con la ejecución de tareas y la eficacia, y otra más orientada a aspectos psicológicos.
Gestión de tareas
Es uno de los pilares de la productividad personal, pero no el principal. Es el conjunto de técnicas, métodos o herramientas que buscan mejorar la manera en que realizas las tareas. Ayudan organizar mejor lo que tienes que hacer, aceleran la ejecución y la toma de decisiones.
El problema es que la gestión de tareas, si no se enmarca en un sistema, carece de objetivos. Si te centras solo en la gestión de tareas, estás poniendo un parche. A corto plazo puedes sentir que avanzas; serás capaz de hacer más tareas en menos tiempo. Pero no puedes estar seguro de que hacer todo eso te esté acercando a tus objetivos.
Gestión del tiempo
Tiene como objetivo repartir tu tiempo de manera intencionada entre tus diferentes actividades. Igual que la gestión de tareas, es un pilar importante de tu organización, pero tampoco es el principal.
Lo más interesante de la gestión del tiempo es que ayuda a ver en qué inviertes tu tiempo y en qué gastas tu tiempo. Esta diferencia se hace muy evidente y puedes tomar acción de forma inmediata.
A corto plazo resulta muy útil. Cuando prestas atención al modo en que repartes tu tiempo, descubres algunos errores y puedes empezar a evitarlos. Pero, igual que la gestión de tareas, si no te has marcado un objetivo concreto, es un esfuerzo vacío que no te acerca a tus metas.
Sistema de productividad personal
Un sistema de productividad personal es un conjunto de elementos y normas que tienen una función específica. Como cualquier sistema, es más que la función que cumple, más que el órgano principal y más que todos los elementos que lo componen.
Piensa en el sistema circulatorio: no se puede entender si solo tienes en cuenta el corazón o los vasos sanguíneos. El sistema tiene un objetivo y todos los elementos funcionan de manera coordinada para alcanzarlo. Además, tiene relaciones complejas con otros sistemas.
Un sistema de productividad personal es algo similar. No es un único elemento, como la agenda, el calendario o una aplicación. Tampoco es la suma de todas las herramientas que utilizas.
Función y relación
La principal característica de un sistema de productividad es que tiene una función específica. No se trata solo de hacer más tareas en menos tiempo. Tienes que elegir un objetivo concreto, el motivo por el que deseas estar mejor organizado.
La segunda característica es su capacidad de interacción. Tu sistema de productividad va a relacionarse con otros sistemas o contextos de tu vida. Es casi seguro que tu sistema de organización personal afectará a tu sistema familiar. Por ejemplo, si quieres implantar nuevas rutinas en casa, deberás negociarlo con las personas que conviven contigo.
La estructura
Es la forma de estructurar tus herramientas: cuándo, dónde y cómo se usan. Te ayudarán a elegir qué herramienta se adapta mejor a tus necesidades y a integrar las distintas herramientas que requiere una actividad.
Puedes tener un método para cada actividad o tipo de tarea: para gestionar el correo, para hacer ejercicio, para relacionarte con tus compañeros de trabajo o para las tareas domésticas.
¿Te gustaría experimentar la mejor manera de poner en práctica estas técnicas?
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